Betrachtet man den Anteil der Neuzulassungen in Deutschland, so fällt auf, dass 63 % aller neu zugelassenen PKW gewerblich genutzt werden. Entgegen vieler Meinungen entfällt dabei der Löwenanteil nicht auf Größen wie die Deutsche Bahn, Telekom o.ä., sondern auf kleine und mittlere Unternehmen.

Betrachtet man also verschiedene Quellen und Zahlen, zeigt sich, dass ca. 70 % der Fuhrparks in Deutschland kleiner sind als 100 Fahrzeuge. Im Fuhrpark–Business gilt gleiches Recht für alle und egal, ob groß oder klein – die Pflichten und Herausforderungen sind stets die gleichen. So muss auch ein kleiner Fuhrpark Entscheidungen über die Art der Finanzierung treffen oder rechtlichen Verpflichtungen wie UVV, Führerscheinkontrolle oder Unterweisung der Fahrer nachkommen.

Der Unterschied bei der Betrachtung der Flotten liegt zunächst oft in den Möglichkeiten. Eine große Flotte kann meist durch Ausschreibungen oder langwierige Einkaufsprozesse beste Preise für Dienstleistungen rund um das Fahrzeug oder für das Fahrzeug selbst erwirken. Auch ist der Anteil der eigenen Fuhrparkabteilungen mit professionellen Dienstleistern in großen Fuhrparks wesentlich häufiger anzutreffen als in kleineren Flotten.

 

Fuhrparkmanagement für kleine und mittlere Unternehmen: Es ist für kleine Flotten meist unwirtschaftlich, eigene Fuhrparkmanager anzustellen.

Das führt dazu, dass Kollegen – egal aus welchen Bereichen – diese Themen „mit“ übernehmen oder sogar der Geschäftsführer selbst hier im Sattel sitzt. Auch professionelle Dienstleister für externes Fuhrparkmanagement beschäftigen sich selten mit Kunden dieser Größenordnung.

Diese Situation kann und muss sich ändern, da gerade kleine und mittlere Unternehmen der große Anteil der Wirtschaft sind und bei Rechten und Pflichten für Groß und Klein nicht unterschieden wird. Dabei sollte es nicht das Ziel sein, ein Fuhrparkmanagement gänzlich auszulagern oder abzugeben, sondern alltägliche und rechtliche Themen gut zu organisieren um die begrenzte eigene Kapazität im Unternehmen auf wichtige Entscheidungen zu konzentrieren.

 

 

Fuhrparkmanagement für kleine und mittlere Unternehmen: Kostenverteilung

Bevor wir zu einem Lösungsansatz kommen, ist es wichtig, sich zunächst ein klares Bild über die Herausforderungen und Kosten zu schaffen. In der Darstellung zeigt sich eine „übliche“ Kostenverteilung eines Fuhrparks.

 

Wie man erkennen kann, hat der Anteil der Beschaffung bzw. Finanzierung einen erheblichen Anteil. Jedoch ist der Anteil der laufenden Kosten, welche der tägliche Betrieb hervorruft, nochmal um einiges größer. Hier liegt auch ein wichtiges Augenmerk für die Einsparung, da diese Kosten durch gute Steuerung minimiert werden können.

Die Entscheidung der Finanzierung bzw. Beschaffung tritt eher selten auf und wird meist mit entsprechender Sorgfalt in jedem Unternehmen getroffen. Wichtig und oft unbeachtet bleibt aber die Frage nach den eigentlichen Gesamtkosten wenn das Fahrzeug nach einigen Jahren ausrangiert wird. Wie wir gesehen haben, belaufen sich die variablen Kosten in der Laufzeit auf über 50 % dieser Gesamtkosten und sollten somit größter Aufmerksamkeit unterliegen.

Ob die Auswahl eines Fahrzeuges richtig war, zeigen meist erst am Ende die gesamten Kosten. Eine solche Übersicht sollte in die Entscheidung eines neuen Fahrzeuges immer einfließen. Passt das Fahrzeug zu der vom Unternehmen angedachten Anwendung oder Nutzung? Passt die Ausstattung zu unserem Zweck? Wie verhalten sich die Kosten zur Dauer der Nutzung oder Fahrleistung?

Diese Fragen sollten eine Entscheidung beeinflussen.

Aber oft haben gerade kleinere Unternehmen keine perfekte Basis, um diese zu beantworten. Das muss aber nicht so bleiben. Moderne Software und kleine Bausteine an modularen Dienstleistungen bieten viele Möglichkeiten, die Situation zu verbessern bzw. bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Es geht dabei nicht um den Ansatz eines vollständigen Outsourcings, sondern um modular aufgebaute Produkte, die aufgrund ihres hohen Grades der Digitalisierung auch günstig anzuwenden sind. Lassen Sie uns einen Lösungsansatz skizzieren, der bereits beim Fuhrparkmanagement für kleine und mittlere Unternehmen Anklang gefunden hat und aus drei Säulen besteht.

Bei der ersten und wichtigsten Säule geht es um alle rechtlichen Themen. So muss es nicht immer gleich die landesweite Einführung einer durchgestylten Führerscheinkontrolle sein. Aber eine eigene Datenbank, die an die Kontrolle erinnert und diese nachhält, ist ein wichtiger Ansatz. Im zweiten Schritt kann man die digitale Kontrolle hinzufügen. Im gleichen Stil lassen sich Themen wie UVV und die Termine der Fahrzeuge organisieren. Unterweisungen der Fahrer können durch Unterstützung von Institutionen wie z.B. der Dekra online durchgeführt werden. Somit sind die rechtlichen Pflichten schnell und gut strukturiert.

Die zweite Säule betrifft eine Unterstützung der „plötzlich“ anfallenden Kosten im Bereich der Werkstätten. Egal ob Schaden, Reifen oder Wartung – wer kann technisch und wirtschaftlich die Kosten und die Notwendigkeit bei modernen Fahrzeugen noch zu 100 % einschätzen? Was muss man bei der Reparatur von Leasingfahrzeugen vielleicht beachten? Hier hilft im ersten Schritt ein kleines, aber einheitliches Netzwerk an Werkstätten oder Partnern. Man kann einmal eine Vorgabe machen, einmal den Fahrern kommunizieren wo sie hinfahren müssen und schon hat man zumindest eine Struktur. Für technische Prüfungen und Verarbeitung der Aufträge und Rechnungen gibt es Schnittstellen und digitale Lösungen, die meist auf gleicher Basis wie die oben genannten rechtlichen Themen basieren. So lassen sich mit weniger unterschiedlichen Partnern und einer innovativen Softwarelösung Daten und Vorgänge transparent gestalten und man hat alle Themen genau im Blick.

Der eigentliche Einflussfaktor im Fuhrparkmanagement für kleine und mittlere Unternehmen:

Bei der dritten und letzten Säule geht es um den eigentlichen Einflussfaktor, welcher die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks in großem Maße beeinflusst. Der Fahrer! Egal, ob es dabei um den fleißigen Techniker oder verantwortungsvollen Manager geht. Wenn der Fahrer nicht weiß was zu tun ist, laufen Kosten und Probleme auf. Hier ist gerade in kleineren Flotten wieder das Thema der internen Kapazitäten meist vertreten.

Wie wäre es hier mit einer App, die den Fahrer jederzeit in die richtige Werkstatt lenken kann, mit der der Fahrer im Notfall Hilfe rufen kann oder eine Rückfrage zum Fahrzeug an einen Fachmann stellen kann, der in alltäglichen Belangen weiterhilft – quasi ein digitaler Kompass und Wegweiser. Wenn dem Fahrer in der richtigen Situation schnell und klar geholfen wird, kann das nicht nur die Kosten, sondern auch den operativen Aufwand dahinter um ein Vielfaches minimieren. Es kommt noch besser. Was wäre, man die Fahrer mit einem Klick an einen Reifenwechseltermin erinnern kann oder wichtige Neuerungen direkt digital verteilen kann? Klingt nach Wunschvorstellung oder unbezahlbar? Sicher nicht!

Verbesserung in allen Bereichen

Alle drei Säulen erlauben es, nicht nur die Konzentration auf die wichtigen Themen zu behalten, sondern geben auch Sicherheit. Darüber hinaus dürfte die Zufriedenheit der Fahrer und die Effizienz der täglichen Themen rund um das Fahrzeug einen sehr positiven Effekt erhalten, was am Ende zu einer Verbesserung in allen Bereichen führen kann und wird. Digitales Fuhrparkmanagement für kleine und mittlere Unternehmen ist also in jeder Hinsicht eine gute Wahl.

Als Fazit kann man also nur betonen, dass es sich lohnt einen Blick zu riskieren und das Thema Fuhrpark auf neue Beine zu stellen. Egal ob modular oder vollumfänglich – es gibt Lösungen für jede Art und Größe von Fuhrparks! Wir helfen Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf!