Software ist nicht gleich Software. Gerade in der heutigen Zeit sollte man seine Kriterien für die Anschaffung solcher Systeme im Fuhrparkmanagement genau definieren. Lösungen gibt es viele, jedoch haben diese auch grundlegende Unterschiede.
Auf diese wichtigen Punkte solltest Du bei der Wahl Deiner neuen Fuhrparkverwaltungssoftware achten:
So gibt es Softwarelösungen, welche fest installiert werden müssen. Nachteil ist, dass diese Anwendung dann nur da funktioniert, wo sie installiert ist. Dafür laufen diese Systeme meist auch ohne Internetanschluss. Das genaue Gegenteil sind webbasierende Lösungen. Diese kann man von überall aus erreichen, jedoch sollte man einen entsprechenden Internetanschluss haben.
Bei der Auswahl der Kriterien ist es wichtig zu wissen, was man wirklich braucht. Grundlegende Funktionen und Bestandteile, über die man nachdenken sollte, sind:
- elektronische Fahrzeugakte
- Terminverwaltung
- Möglichkeit, Prozesse wie Erinnerungen zu automatisieren
- Upload bzw. Download für Daten
- moderne Anbindungen an Buchhaltungssysteme oder Datenlieferanten wie DAT
- Welche Module gibt es? Schadenmanagement, Konfigurator usw.
Maßgeblich ist, dass man seine eigenen Bedürfnisse vorab genau definieren sollte.
Wie hoch sind die Investitionskosten und das Einsparpotenzial?
Die Investitionen für ein modernes System reichen von geringen Startkosten bis hin zu fünfstelligen Beträgen. Dies ist zunächst abhängig von der Art der Abrechnung. Man kann ein System einmalig für einen hohen Betrag kaufen und monatlich nur geringe Servicegebühren bezahlen oder man entrichtet pro Monat und Fahrzeug eine Gebühr an den Anbieter.
An sich ist die Rechnung einfach. Ab einer gewissen Größe lohnt es sich über eine größere Investition im Sinne des Kaufes nachzudenken. Dabei sollte man nur nicht vergessen, dass gewisse Entwicklungen in der Zukunft gesondert belastet werden. Oftmals haben Anbieter bereits bestehende Schnittstellen oder zumindest Erfahrungen damit. Sollte man eine neu zu definierender Anbindung benötigen, so ist die Programmierung und deren Kosten direkt zu Beginn zu verhandeln.
Das Einsparpotenzial ist enorm, lässt sich allerdings in Euro an Tag 1 nicht leicht darstellen. Die Effizienzsteigerungen durch automatische Erinnerungen und Funktionen sparen beim Fuhrparkmanager viel Geld. Auch Reports und Daten besser im Blick zu haben, gibt Möglichkeiten der Einsparung.
Wie aufwendig ist die Umstellung eines analog gemanagten Fuhrparks hin zur automatisierten digitalen Verwaltung?
Das ist stets abhängig vom Anbieter der Lösung und abhängig von der Organisation des Fuhrparks. Moderne Lösungen können Daten und Dokumente recht einfach per Upload importieren und somit ist das erste „Aufsetzen“ des Systems meist kein großes Hexenwerk. Eine Einführung binnen zwei bis vier Wochen ist meist unproblematisch. Einzig besondere Einstellungen, Reports und Schnittstellen können den Zeitraum etwas erweitern.
Was mache ich mit meinen bestehenden Partnern, die ich gerne behalten möchte?
Um bestehende Geschäftspartner direkt in die Prozesse der neuen Lösung einzubinden, sollte bei der Auswahl der Software auf entsprechende Möglichkeiten geachtet werden. Auch hilft es bei den bestehenden Partnern vorab nachzufragen. Meist kenn man dort schon Softwareanbieter und deren Lösungen und kann ggf. Empfehlungen aussprechen. Zumindest sollte man bei der Auswahl der Software darauf achten, dass die Daten von bestehenden Partnern leicht eingebunden werden können. Ansonsten hat man eine schöne neue Lösung, benötigt dann aber neue Lieferanten.
Wie flexibel ist die digitale Fuhrparkverwaltung, wenn sich beispielsweise der Markt verändert?
Viele Cloud- oder webbasierende Lösungen sind heutzutage schnell in der Entwicklung. Aber genau diese Frage ist sehr wichtig und wird noch mehr an Bedeutung gewinnen. Die Mobilität ist im Wandel und so auch die Lösungen. So sollte der Softwareanbieter im Gespräch ein paar Möglichkeiten zur Ausrichtung und Strategie der Lösung aufzeigen, zum Beispiel, ob es Anbindungen für multimodale Mobilitätslösungen oder bereits Partner und Schnittstellen zu Alternativen wie Mobilitätsbudget gibt. Bei der aktuellen Geschwindigkeit der Entwicklung muss sich ein System regelmäßig entwickeln, sonst ist es in einigen Jahren wie ein altes Smartphone, mit dem man nichts mehr anfangen kann.
Es gibt aber einige Anbieter am Markt, welche bereits spannende Lösungen für die Zukunft entwickeln und dieser Punkt sollte in der Entscheidung für eine Software ein entsprechendes Gewicht haben. Sprich uns gerne persönlich an – wir freuen uns auf Deine Kontaktaufnahme.