Vielen Unternehmen befassen sich mit der Mobilität ihrer Mitarbeiter. Sei es der klassische Dienstwagen für die Führungskraft oder das Servicefahrzeug für den Techniker. Dabei kommt es nicht auf die Größe und das Unternehmen an, denn die Fuhrparkmanagement Aufgaben bleiben gleich.

Welche Aufgaben hat das Fuhrparkmanagement?

Die Aufgaben im Fuhrparkmanagement reichen von eher einfachen organisatorischen Aufgaben, bis hin zu komplexen Rechtsfragen. Wichtig ist, dass man sich der Themen bewusst ist und vor allem rechtliche Anforderungen an den Fuhrpark gut organisiert. Moderne Technik oder sogar Partner für einzelne Aufgaben können hilfreich sein.

1. Fahrzeugbeschaffung

Besitzt Ihr Unternehmen einen Fuhrpark, so muss sich jemand um die Beschaffung der passenden Neufahrzeuge kümmern. Wer, wenn nicht das Fuhrparkmanagement, sollte dies tun?

Die Herausforderungen im Bereich der Beschaffung sind dabei abwechslungsreich. Natürlich geht es in erster Linie um die Kosten und somit die Wirtschaftlichkeit der Fahrzeuge, aber auch technische Anforderungen und das Thema Motivation der Mitarbeiter gehören gerne dazu.

Natürlich gibt es Basics die für alle Fahrzeuge gelten. So sollte man Themen wie Versicherung der Fahrzeuge oder die Frage nach Kauf oder Leasing generell im Unternehmen klären bzw. Regeln.

Auch sollte es klare Regeln für die Inhalte der Verträge geben, um einen Vergleich in der Zukunft zu erleichtern. Bei der tatsächlichen Beschaffung der Fahrzeuge sollte regelmäßig über den Tellerrand geschaut werden. Ein Vergleich mit einem anderen Autohaus, einer anderen Leasinggesellschaft oder sogar einem anderen Hersteller lohnt i.d.R. immer. Selbst wenn man dadurch nochmal bestätigt bekommt, dass man gut aufgestellt ist.

2. Schadenmanagement

Unfälle lassen sich leider nicht vermeiden und bringen neben viel Arbeit und Organisation auch einiges an Kosten mit sich. Auch wenn die Fahrzeuge meist gut versichert sind hilft das nicht direkt beim Thema Einsparungen, sondern sichert nur die Planbarkeit der Kosten. Der Versicherer hat auch nichts zu verschenken und passt bei entsprechender Schadenquote die Kosten an. Es hilft ein Blick auf die Schadenstückkosten und die genaue Detailansicht was eigentlich im Schadenfall passiert.

So sollte man sich die Frage stellen welcher Schaden überhaupt „schon“ repariert werden muss. Kleine Kratzer können auch zu einem späteren Zeitpunkt gemeldet werden und vielleicht schlägt man ja auch zwei Fliegen mit einer Klappe. Die Frage wer die Reparatur durchführt ist dabei aber noch wichtiger. So verfügen die meisten Autohäuser, bei denen die Fuhrparks ihre Fahrzeuge warten lassen, nicht über eigene Lackierbereiche oder sogar Karosserieabteilungen. Es wird somit eine andere Werkstatt oftmals mit der Reparatur beauftragt und da lohnt der direkte Gang zu einem guten Partner oder deutschlandweitem Schadennetzwerk.

Wichtig ist, dass kein anderer über die Art, Umfang und Ort der Reparatur entscheidet. Hier lohnt es sich die Zügel in der Hand zu haben, ob allein oder einen starken Partner!

Des Weiteren gehört es zu den Aufgaben eines Fuhrparkmanagers das Flottenmanagement die Aufgabe, Unfälle tunlichst zu vermeiden. Neben der Mitarbeiterschulung gehört hierzu die jährliche Sicherheitsüberprüfung sämtlicher Fahrzeuge.

3. Pflege der Stammdaten

Wer fährt was und wie lange läuft welcher Vertrag? Dieses Fragen hört man als Fuhrparkmanager regelmäßig. Eine einfache und gut organisierte Struktur der Daten rund um die Fahrzeuge erleichtert das Leben des Fuhrparkmanagers um ein Vielfaches. Um Fahrzeuge rechtzeitig bestellen zu können hilft es genau zu wissen wann diese auslaufen.

Das Bearbeiten der Strafzettel läuft umso reibungsloser, je besser die Fahrerdaten zu den Fahrzeugen organisiert sind. Dokumente und Akten zu den Fahrzeugen sind idealerweise digital gut organisiert und jederzeit griffbereit.

Im Idealfall sind auch noch Daten wie Kosten, Kilometerstände oder Tankverläufe zum Fahrzeug ersichtlich und der Fuhrparkmanager kann tatsächlich echte Kosten managen. Die Pflege des ganzen sollte dabei so intuitiv und automatisiert wie möglich sein.

In der heutigen Zeit können moderne Lösungen Daten importieren, Strafzettel auslesen und Rechnungen per Schnittstelle direkt verarbeiten.

4. Organisation der Termine

Auch die Organisation der Wartungs-, UVV-, Reifen- oder HU-Termine gehört zu den Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Dabei geht es in erster Linie nicht um die Durchführung bzw. Vorführung des einzelnen Fahrzeuges in der Werkstatt, sondern die Sicherstellung, dass die Termine erledigt werden.

Werden diese Termine nicht fristgerecht erledigt kann dies zu Problemen führen. Sei es der Verlust der Garantie im Falle der Wartung oder sogar Ordnungswidrigkeit bei der Überschreitung der HU Termine.

Dabei hilft zunächst ein guter Überblick der Termine. (siehe dazu auch Punkt 3) Noch wichtiger ist aber die Einbeziehung des Fahrers in diese Themen, da der Fahrer das Fahrzeug aktiv zum Termin „führen“ sollte. Hilfreich dabei ist die Sensibilisierung der Fahrer im Rahmen der Unterweisung und auch die rechtliche Regelung im Rahmen deiner Nutzungsüberlassung an den Fahrer.

Die Termine sollten dann mit ausreichendem Vorlauf an den Fahrer kommuniziert werden und ggf. auch erinnert, sofern der Fahrer gerade andere Prioritäten vor Augen hat. Auch die Führerscheinkontrolle oder Fahrerunterweisung ist ein wichtiger Termin bzw. Aufgabe im Rahmen des Fuhrparkmanagements. Diese Aufgaben lassen sich mit ein wenig digitaler Unterstützung gut organisieren und nachhalten.

5. Controlling und Reporting zu den Flottenkosten

In der Regel sind Flottenmanager direkt der Geschäftsführung oder dem High Level Management untergeordnet. Daher besteht oft die Aufgabe zu den Kosten und Zahlen des Fuhrparks zu berichten.

Wichtig ist dabei eine gute Organisation der Rechnungen und Daten aus den Rechnungen. Entweder durch Import der externen Rechnungsdaten wie z.B. bei Tankdaten oder eine Schnittstelle der eigenen Buchhaltung hin zu einem modernen Fuhrparkmanagement System können dabei helfen.

Darauf sollte man auch bei der Auswahl der Partner oder Anbieter achten, um nicht später erhöhten manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Rechnungen zu haben. Ein guter Überblick über die Kosten hilft dabei strategische Entscheidungen zu treffen oder bring die Möglichkeit auf Kostentreiber aktiv zu reagieren.

Fazit

Die genannten Themen sind eine Basis im Fuhrpark. Die Organisation allein dieser 5 Punkte kann aufwendig und zeitraubend sein. Dennoch ist es umso wichtiger diese Themen zu organisieren. Mögliche Probleme bedeuten wesentlich mehr Aufwand und ggf. sogar Probleme. Neben der eigenen fachlichen Basis, sollte man überlegen einige Themen durch Unterstützung von Technologien oder Partnern zu organisieren – genau dafür sind wir von Fleet-Hub da. Nehmen Sie gleich Kontakt zu unserem Expertenteam auf!