Der Einstieg in das Fuhrparkmanagement geschieht nicht immer ganz freiwillig oder ist nicht immer gut vorbereitet. Oftmals ist das Fuhrparkmanagement über Jahre gewachsen und so „nebenbei“ mitgelaufen. Meist führt eine neue Organisation im Unternehmen oder auch personelle Änderungen dazu, dass man sich umfänglicher mit dem Thema Fuhrpark im Unternehmen befassen muss.

Wo fängt man an und was ist wichtig, um mit einer guten Basis zu starten? Um richtig in das Thema Fuhrparkmanagement zu starten, ist es zunächst wichtig, die Rückendeckung des Unternehmens und der entsprechenden verantwortlichen Personen zu haben. Fuhrpark ist meist emotional behaftet und auch mit entsprechenden Werten in Euro belegt. Da sollte man schon fest im Sattel sitzen, um sinnvolle Änderungen zu erwirken.

 

Transparenz schaffen

Mit am wichtigsten ist generell die Transparenz, um die Situation einschätzen zu können – meist sind das umfangreiche Excel-Listen mit Fahrzeugen und mit verschiedenen Arten von Fahrzeugakten. Machen Sie sich ein klares Bild über die Struktur der Fahrzeuge, um erste Ansatzpunkte zu erkennen. Laufen beispielsweise Leasingverträge aus oder sind wichtige gesetzliche Regelungen wie UVV oder FSK offen, so haben Sie direkt einen ersten Wirkungsansatz.

 

Organisation ist das halbe Business

Diese guten Ideen bringen nichts, wenn die Basis nicht sicher aufgestellt ist. Dazu gehören unter anderem die Organisation der Führerscheinkontrollen, die Fahrerunterweisung und die UVV für Fahrzeuge. Die Fahrzeug-UVV wird meist im Rahmen der Wartung in der Werkstatt gemacht, aber man sollte zur Sicherheit nochmal darauf achten, zumal der entsprechende Nachweis aus der Werkstatt benötigt wird.

Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung lassen sich heutzutage gut digital organisieren und durchführen, der Blick auf entsprechende Lösungen am Markt lohnt sich, sofern Sie nicht jeden Fahrer regelmäßig am Tisch sitzen haben.

 

Obacht bei der Fahrzeugbeschaffung!

Sind die rechtlichen Risiken organisiert, sollte der nächste Schritt die Beschaffung der Fahrzeuge sein. Hierbei ist es hilfreich, verschiedene Angebote, Hersteller oder Leasinggeber anzufragen – die Wirtschaftlichkeit beginnt hier direkt am Anfang. Wichtig ist auch immer ein Blick in das Kleingedruckte. So gibt es doch sehr unterschiedliche Schadenskataloge für die Leasingrückgabe, die Handhabung bei Schäden oder Vertragsanpassungen können auch differieren.

Es empfiehlt sich auch ein regelmäßiger Blick über den Tellerrand, da andere Hersteller auch passende Fahrzeuge haben. Wichtig ist dabei, dass das Fahrzeug auch oftmals Motivationstool ist und bei der spontanen Wahl eines anderen Herstellers deshalb Vorsicht geboten ist.

 

Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser

Um im Lebenszyklus der Fahrzeuge gewissen Einflüssen handhaben zu können, benötigt man meist auch eine Handhabe gegenüber dem eigentlichen Fahrer. Basis dafür ist eine ordentliche Dienstwagenordnung und eine CarPolicy. Dazu gibt es im Internet einige gut Vorlagen, außerdem können viele Dienstleister mit entsprechender Erfahrung unterstützen. Dieses Thema ist meist etwas langfristiger in der Umsetzung, da die Bereiche wie Unternehmensleitung und Betriebsrat hier ein Wort mit zu sprechen haben.

 

„Nur wer um die Ecke denkt, kann geradeaus kommunizieren.“

Letztes Thema in der ersten Phase im Fuhrpark ist die Nutzerbetreuung. Haben Sie selbst die Möglichkeit, mit jedem Nutzer zu jedem Problem zu sprechen? In wieweit kann der Nutzer sich die Informationen selber beschaffen und welche Fehler kann er dabei machen? Haben sich die Nutzer einmal daran gewöhnt, dass man einfach „Ihre“ Nummer wählt und das Problem wird erledigt, ergibt sich schnelle ein Berg an Themen, die sie alleine nicht bewerkstelligen können. Hier ist etwas Erziehungsarbeit nötig, damit der Nutzer erst einmal selbstständig versucht, das Problem zu lösen, anstatt direkt anzurufen.

Informationen sollten kurz und leicht verständlich für den Nutzer aufgebaut sein, da dieser die Ausführungen oft in einem stressigen Moment wie im Schadenfall benötigt.
 
 

Hilfe gibt es auch in Form von digitalen Anwendungen und Supports durch professionelle Anbieter wie Fleet-Hub. Mit unserer Unterstützung haben Sie Zeit, sich um das Wesentliche kümmern zu können.