Ein Fahrzeug verursacht Kosten im Unternehmen! Das ist nicht nur so sicher wie das „Amen“ in der Kirche, sondern auch jedem bewusst.

Es spielt dabei keine Rolle ob fünf oder 500 Autos, die Kosten und anfallenden Aufgaben bleiben gleich. Der Unterschied zeigt sich in der Organisation des Fuhrparks und der einzelnen Aufgaben. Mehr als 50 % aller Fuhrparks ist kleiner als zehn Fahrzeuge und betrifft somit vor allem klassische Handwerksbetriebe, regionale Firmen oder örtliche Familienunternehmen.

Natürlich kann man nicht erwarten, dass Flotten in dieser Größenordnung mit modernstem Fuhrparkmanagement glänzen und in allen Bereichen gut organisiert sind. Aber nachdem die Kosten und Aufgaben gleichermaßen bedeutend sind, sollte man als Verantwortlicher einen Moment investieren, um sich dem Thema Fuhrpark und dessen Organisation zu widmen.

Sicher wird sich der ein oder andere Leser wiederfinden, wenn wir die Aussage treffen, dass die meisten dieser kleinen Fuhrparks „nebenbei“ laufen. Meist ist es der nette Kollege, der sich auch um die Personalthemen kümmert, die Assistentin des Geschäftsführers oder sogar der Chef und Geschäftsführer selbst.

Natürlich kann man nicht erwarten, dass die genannten Personengruppen über fundiertes Fachwissen oder effiziente Abläufe zum Thema Fuhrpark verfügen. Jedoch zeigt sich häufig, dass der Durchgriff auf die Fahrzeuge und deren Nutzer meist besser ist, als in größeren Betrieben. In den kleineren Unternehmen werden Tankbelege akribisch dokumentiert, der Chef prüft die Führerscheine und übergibt die Fahrzeuge persönlich.

Und oftmals sind es genau diese persönlichen Themen die einem Fuhrpark in dieser Größe auch echte Möglichkeiten zur Optimierung schaffen. Wenn es etwas zu verbessern gibt und Abläufe geändert werden sollen, dann kann man das direkt besprechen. Fahrzeugthemen und deren Nutzung können vom Fahrer an die verantwortliche Person getragen werden und man kann sich leicht zu technischen Belangen austauschen. Diesen Vorteil sollte jeder Betrieb stets nutzen, um im Fall der Fälle eine Anpassung der Fahrzeugbeschaffung oder der Abläufe durchzuführen.

Nach dem persönlichen Feedback zu Fahrzeugen und Verhalten der Nutzer kommen in den meisten Fällen die harten Fakten.

Kosten der Fahrzeuge, Kraftstoffverbrauch, Ausfallzeiten und Haltbarkeit. Diese Themen lassen sich nur bedingt durch persönlichen Austausch visualisieren, sondern hierbei bedarf es einer klaren Kostentransparenz zu den Fahrzeugen.

Das meist verwendete Hilfsmittel, um die Kosten und Daten des kleinen Fuhrparks zu visualisieren, ist Excel. Gerade in Flotten der genannten Größenordnungen ein sicher alltägliches Instrument und dabei auch nicht das schlechteste. Meist jedoch immer in Abhängigkeit zur Person, die es bedient und administriert. Diese Lösung bietet leider wenig Automatismen wie Terminerinnerung oder Reports zur Anzeige der Abweichungen beim Thema Kraftstoff oder Kosten. Ja und die Lösung, werden jetzt viele denken…? Ein kleines Tool aus der Riege der Fuhrpark-Softwarelösungen klingt dabei fast zu leicht. Solche Tools sind tatsächlich auch für kleine Flotten zu bekommen und bieten erste gute Ansätze zur Verbesserung. Vor allem kann man hierbei alle Daten in einem System verwalten und sogar die Akten in der Regel elektronisch darstellen.

Diese neu gewonnenen Transparenz und Unterstützung zeigt neue Möglichkeiten der Einsparungen auf und minimiert sehr schnell die manuelle Dokumentation im eigenen Haus. Im Idealfall bekommt man nicht nur eine Software, sondern auch einen echten Support und Werkzeuge. Dabei bezieht sich der Support nicht auf die Nutzung des Systems, sondern ein Partner im Hintergrund. Dieser unterstützt nicht nur bei der Anwendung, sondern bietet im Idealfall einzelne Lösungen und Produkte, um das (Fuhrpark-)Leben leichter zu machen. Es ist auch wichtig und hilfreich, mit einem solchen Partner einen fachlichen Austausch zu haben, um anfallende Fragen schnell und effektiv klären zu können.

Dabei muss man gar nicht von einem Outsourcing sprechen, sondern eher von einer Partnerschaft – einem Partner, der mit einem guten Werkzeugkasten hilft, das Thema Fuhrpark noch besser und effizienter zu gestalten. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf!